Hlutverk stjórnar og framkvæmdastjóra

Hlutverk stjórnar

Stjórn í heild sinni fer með æðsta vald í málefnum félagsins á milli aðalfunda.

Meirihluti stjórnar ritar firma félagsins og stjórn veitir prókúruumboð fyrir samtökin.

Hlutverk formanns

Formaður stjórnar hefur það meginhlutverk að halda utan um stjórn og störf stjórnar og tryggja að allt stjórnarfólk hafi nauðsynleg gögn og tækifæri til að taka þátt í stjórnarstörfum af fullum krafti.

Sérstaklega tiltekin ábyrgð formanns er:

Ber ábyrgð á að stjórnarfundir séu boðaðir með reglubundnum hætti og tryggja að nauðsynleg gögn séu aðgengileg öllum.

Skal bera ábyrgð á að dagskrá stjórnarfunda sé skýr og öllum aðgengileg fyrir fund, samkvæmt starfsreglum stjórnar. Formaður skal einnig tryggja að allt stjórnarfólk og framkvæmdastjóri hafi tækifæri til að setja mál á dagskrá stjórnarfunda.

Ber meginábyrgð á því að verklagi sé fylgt innan stjórnar og tryggja að það verklag sem unnið er eftir sé vel kynnt öllu stjórnarfólki og að samráð sé haft innan stjórnar.

Sjá til þess að nýtt stjórnarfólk fái nauðsynlegar upplýsingar og leiðsögn í starfsháttum stjórnar og málefnum samtakanna, m.a. um stefnu þeirra, markmið, áhættuþætti og rekstur. Formaður ber einnig ábyrgð á því að allt stjórnarfólk undirriti siða- og trúnaðarreglur samtakanna, ásamt því að hafa frumkvæði að endurskoðun þeirra reglna með reglulegu millibili.

Leiða saman ólík sjónarmið og hvetja til opinna og virkra skoðanaskipta innan stjórnar og milli stjórnar og starfsfólks.

Tryggja að nægur tími gefist til umræðu og ákvörðunartöku á stjórnarfundum, sérstaklega er varðar stærri og flóknari mál.

Skal leggja mál til atkvæðagreiðslu stjórnar ef ekki næst að leysa úr ágreiningi eða taka ákvörðun í samtali stjórnar.

Vera leiðandi í að leysa úr ágreiningi milli stjórnarfólks ef svo ber við.

Hafa frumkvæði að endurskoðun stefnumótunar samtakanna og starfsreglum stjórnar.

Ber ábyrgð á að tryggja að varastjórn samtakanna hafi aðgang að nauðsynlegum upplýsingum um starf samtakanna og að skýrt sé hver sé tengiliður varastjórnar hverju sinni.

Að frátöldum þeim skyldum formanns sem sérstaklega eru tiltekin hér hefur allt stjórnarfólk sama rétt, skyldur og ábyrgð.

Geti formaður ekki sinnt starfsskyldum sínum sökum forfalla í lengri eða skemmri tíma skal varaformaður koma í hans stað.

Stjórn

Stjórn er sameiginlega ábyrg fyrir ákvörðunum stjórnarinnar, starfsemi stjórnar og starfsemi samtakanna.

Stjórn skal tryggja að samtökin starfi í samræmi við lög og reglur og ávallt leitast við að samtökin starfi í samræmi við góða starfshætti almannaheillafélaga. Stjórn getur leitað ráðgjafar hjá sérfræðingum utan stjórnar til að tryggja að starfsemin sé í samræmi við lög, reglur og almennar kröfur.

Stjórn ber sameiginlega ábyrgð á að bókhald sé haldið og að ársreikningur sé gerður í samræmi við lög og reglur, í samstarfi við framkvæmdastjóra samtakanna.

Á fyrsta fundi nýrrar stjórnar, að loknum aðalfundi, eru starfs- og siðareglur teknar til skoðunar og undirritaðar af öllu stjórnarfólki. Einnig skal stjórn á fyrsta fundi ákveða verklag og verkaskiptingu.

Stjórn tekur ákvarðanir í öllum málum sem telja verður óvenjuleg eða mikilsháttar. Stjórn getur þó veitt framkvæmdastjóra heimild til afgreiðslu slíkra mála. Eins getur framkvæmdastjóri afgreitt slík mál ef ekki er unnt að bíða ákvörðunar stjórnar án verulegs óhagræðis fyrir starfsemi félagsins. Í þeim tilvikum skal framkvæmdastjóri tafarlaust tilkynna stjórn í heild sinni um afgreiðslu málsins.

Stjórn skal taka stefnumótandi ákvarðanir er snúa að starfsmannahaldi, forgangi verkefna, ráðstöfun fjármuna og áherslum í starfi.

Ákvarðanir stjórnar og stefnumál skulu sett upp með þeim hætti að þau séu skýr fyrir framkvæmdastjóra og öðru starfsfólki samtakanna. Leiðbeinandi tilmæli til framkvæmdastjóra skal koma frá stjórn í heild sinni.

Stjórn skal kynna sér og halda við þekkingu sinni á stofnskrá stofnunarinnar og þeim reglum sem stofnunin starfar eftir. Breytingar sem leitast er við að gera á reglum samtakanna skulu vera í samræmi við lög og stofnskrá stofnunarinnar.

Stjórn skal sjá til þess að ekki sé vafi á umfangi heimilda framkvæmdastjóra/stýru stofnunarinnar.

Samkvæmt starfsreglum stjórnar skal stjórnarfólk sjálft bera ábyrgð á að boða sinn varamann inn á stjórnfund vegna forfalla eða kalla til varamann ef til lengri fjarveru kemur. Ef stjórnarfólk hefur, vegna aðstæðna sinna, ekki færi á að kalla til varamann skal formaður taka við þeirri ábyrgð.

Framkvæmdastjóri

Stjórn ræður framkvæmdastjóra til starfa, gerir starfslýsingu og veitir lausn frá störfum. Stjórn getur falið formanni eða öðrum stjórnarmeðlimi að annast samninga við framkvæmdastjóra í umboði stjórnar, sem þó skal alltaf vera borin undir stjórn til formlegrar samþykktar.

Framkvæmdastjóri hefur heimild til að taka ákvarðanir sem snúa að starfsemi félagsins svo lengi sem það samræmist stefnu og gildum félagsins. Þetta á t.d. við að skrifa undir ályktanir, umsagnir, stuðningsyfirlýsingar o.fl.

Framkvæmdastýra getur ekki gert ráðstafanir sem eru óvenjulegar eða mikils háttar, svo sem að kaupa, selja eða veðsetja eignir félagsins, taka eignir á leigu eða segja upp leigusamningi, nema samkvæmt sérstakri heimild frá stjórn.

Framkvæmdastjóri skal halda stjórn upplýstri um alla daglega starfsemi samtakanna og veita stjórn gott yfirlit á stjórnarfundum ásamt því að halda upplýsingaflæði um stærri mál milli funda.

Þegar kemur til ákvarðana sem geta talist óvenjulegar og/eða þýðingarmiklar fyrir samtökin eða sem fela í sér verulegan kostnað sem ekki er tiltekin í fjárhagsáætlun þarf aðkomu stjórnar. Ekki þarf að sækja sérstaklega heimild stjórnar fyrir fjárútlát sem eru tiltekin og samþykkt í fjárhagsáætlun.

Framkvæmdastjóri skal fara með mannaforráð starfsfólks samtakanna og ber ábyrgð á starfsmannahaldi, þ.m.t. ráðningum, starfsþróunarsamtölum o.þ.h. Framkvæmdastjóri skal ávallt hafa stefnumótun og áherslur stjórnar til hliðsjónar í ráðningu á nýju starfsfólki.

Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á gerð starfs- og fjárhagsáætlana í samstarfi við stjórn.

Framkvæmdastjóri skal tryggja að stjórn hafi ávallt aðgang að nauðsynlegum gögnum og upplýsingum sem þarf til að stjórn sinni skyldum sínum. Framkvæmdastjóri skal vera í ráðgefandi hlutverki við stjórn þegar kemur að stefnumótandi ákvörðunum, ráðstöfun fjármuna o.þ.h.

Framkvæmdastjóri situr öllu jafna stjórnarfundi og hefur þar áheyrnar- og tillögurétt.